Kommunikations-strategi

Intern kommunikation i bestyrelsen – Målsætning:
At bestyrelseslokalet er et rum for en åben, fri og respektfuld meningsudveksling. Og dette
inkluderer en sikkerhed for, at ingen refererer interne diskussioner eller videregiver interne /
fortrolige / private oplysninger til tredje part.

Midler:

• På skrift via mails på ‘vinterbadning.dk’.
• Mundtligt på bestyrelsesmøderne.
• Skriftlige – og godkendte – referater fra bestyrelsesmøder efter udkast fra forretningsføreren.
• Målsætningen iagttages også i udvalgene.

Kommunikation fra / til foreningens medlemmer – Målsætning:
At alle medlemmer føler, at de har mindst én kanal – gerne flere – ind til bestyrelsen. Og at alle medlemmer føler, at de nemt kan modtage / indhente informationer fra bestyrelsen – og at bestyrelsen også informerer, når der ikke er “noget” at informere om.

Midler:
Til bestyrelsen fra foreningens medlemmer:

• Direkte kontakt til ét eller flere bestyrelsesmedlemmer / formanden.
• Direkte kontakt til foreningens kontor – i dennes åbningstid.
• Mail eller meddelelse på hjemmesidens kontaktformular til kontoret.
• Brev / skriftlig meddelelse i foreningens postkasse.
• Medlemsmøder, hvor medlemmerne kan stille spørgsmål / give forslag til bestyrelsen.

Fra bestyrelsen til foreningens medlemmer:

• Referater fra bestyrelsesmøder på hjemmesiden.
• Referater fra bestyrelsesmøder i ‘opslagskassen’ på klubhuset.
• Nyhedsbreve via mail til de medlemmer, som vi har mail-adresser på.
• Medlemsmøder, hvor bestyrelsen kan orientere om aktuelle emner / tiltag i foreningen.

Kommunikation til offentligheden / eksterne interessenter – Målsætning:
At offentligheden / eksterne interessenter har et realistisk og positivt billede af Jomsborg. Og at der ikke opstår misforståelser, rygter eller andet, som kan skade Jomsborgs interesser.

Midler:

• Bestyrelsen er opmærksom på, hvad der offentligt bliver sagt og skrevet om Jomsborg, og sender eventuelle sager videre til formanden / bestyrelsen.
• Formanden – og kun formanden – udtaler sig offentligt om foreningen.
• I tilfælde af hastesager inddrager formanden så vidt muligt kommunikationsudvalget og forretningsføreren – eventuelt eksterne informanter med henblik på præcis og korrekt information.
• Når foreningen kontaktes af pressen – måske med en ‘konflikt-dagsorden’ – bør vi altid på forhånd aftale, at citater skal til gennemsyn hos formanden før publikation.

Sociale medier – Målsætning:
At bestyrelsesmedlemmer kan være synlige og give udtryk for synspunkter, som ikke
nødvendigvis er sammenfaldende med foreningens eller bestyrelsens vedtagelser.

Midler:

• Bestyrelsesmedlemmer kan altid som privatpersoner være på de sociale medier og deltage i debatter her. Man udtaler sig på egne – og aldrig på foreningens – vegne.
• Desuden kan forretningsføreren korrigere misforståelser og viderebringe faktuelle oplysninger fra foreningen.

Godkendt af bestyrelsen 11. november 2023