Privatlivspolitik

Dataansvar
Klubben behandler personoplysninger, og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvad vi har registreret om dig, og hvordan vi behandler oplysningerne.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Dataansvarlig
Klubbens forretningsfører er dataansvarlig og kan kontaktes på jomsborg@vinterbadning.dk.
Forretningsføreren sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Personoplysninger
Vi registrerer navn, køn, adresse, telefonnummer, mobilnummer, mailadresse og fødselsdato.
Disse oplysninger får vi fra dig. Hertil systemgenereres et medlems-id.

Vi registrerer desuden på din profil, hvis du har tillidsposter, æresposter eller er ansat i klubben.

Vi registrerer også, hvis du har fået en eller anden form for advarsel, karantæne eller eksklusion.
Oplysninger om sanktioner gemmes i 5 år.

Der er i Jomsborg totalt fotoforbud – dog undtaget lejligheder, hvor forbuddet er midlertidigt ophævet ved tydelig skiltning. Personale må også tage fotos på Jomsborg.

Vi tager kun billeder af dig med dit udtrykkelige samtykke. Billederne benyttes som udgangspunkt ikke offentligt. Dog kan billeder af grupper, hvor der ikke er fokuseret på enkeltpersoner, benyttes på f.eks. hjemmeside og Facebook.
Ligeledes kan billeder taget af enkeltpersoner under dåben anvendes på Facebook og hjemmeside.
Du kan altid bede om at få et konkret foto af dig slettet.

I indgangspartierne til Den Permanente og Sydbadet er der et kamera, som filmer alle ind- og udgange. Kameraets primære formål er at tælle antal besøgende, men kan også sammen med oplysninger om anvendte nøgler, bruges til at identificere personer.
Kameraets optagelser slettes automatisk efter 14 dage.

Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger til bestemte formål:

Medlemsdatabase, registrering af kontingentindbetaling, registrering af bestilling af nøglekort, udsendelse af nyhedsbreve samt generering af fil, som sendes til adgangskontrolsystem, der håndterer aktivering af nøglekort.

Samtykke
Vikingeklubben Jomsborg behandler alle personoplysninger jævnfør lovgivningen i persondataforordningen, der i behandling som beskrevet oven for ikke tilsiger samtykke.

Videregivelse af oplysninger
Dine oplysninger registreres i vores medlemssystem Conventus, der er ejet af en ekstern virksomhed.

Databehandleraftale med Conventus kan læses på: web.conventus.dk/databehandleraftale.

Data om elektroniske nøgler synkroniseres med adgangskontrolsystemet Unilock, hvor al brug af nøgler registreres og gemmes i 18 måneder.
I den periode kan vi af loggen aflæse, hvornår din nøgle har været benyttet til at åbne døre på Jomsborg.

Vi videregiver ikke oplysninger om medlemmer eller medlemskab til andre medmindre der er en legitim årsag til det – f.eks. henvendelser fra politiet.

Opbevaring og sletning af oplysninger
Vi gemmer dine oplysninger, så længe du fornyr dit medlemskab af klubben.
Hvis du ikke har fornyet dit medlemskab igennem 2 sæsoner, betragtes du som permanent udmeldt, og vi sletter automatisk personlige oplysninger om dig. Dog gemmes oplysninger om sanktioner i 5 år.

Du har ifølge persondataforordningen særlige rettigheder i forhold til de oplysninger, vi har om dig.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling af din oplysninger, ved at rette henvendelse til jomsborg@vinterbadning.dk.
Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører ændring eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan selv foretage rettelser af almindelige personoplysninger på hjemmesiden.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.
Ved væsentlige ændringer vil der blive udsendt en meddelelse derom.

Revideret 16. juni 2025